Quản lý các nhóm liên lạc trên Gmail

Theo cách thủ công trước đây, khi cần gửi cùng một nội dung email cho nhiều người bạn phải lần lượt nhập địa chỉ email của từng người nhận một, như vậy mất rất nhiều thời gian và công sức.

Lúc này chúng ta sẽ thấy một lợi thế rõ ràng của tính năng nhóm liên lạc (Group Contact), với tính năng này người dùng sẽ chuyển tất cả những người có liên quan vào một nhóm, từ đó mà bạn có thể gửi một email cho tất cả mọi người trong nhóm mà chỉ cần nhập tên nhóm là xong, không cần phải nhập địa chỉ email của từng người một mất thời gian và công sức.

Tạo một nhóm liên lạc trong Gmail

Bước 1: Để tiến hành, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình và chuyển sang xem danh bạ bằng cách nhấp vào biểu tượng Gmail ở phía trên bên trái của màn hình Gmail và chọn mục Contacts.

 Bước 2: Tiếp theo bạn bấm nút New Group phía dưới mục Contacts ở cột bên trái của giao diện Gmail.

 Bước 3: Bạn sẽ được nhắc nhở để đặt tên cho nhóm mới được tạo ra. Bạn hãy đặt tên nhóm dưới khung Please enter a new group name, rồi bấm nút OK.

Lưu ý: Nên đặt tên nhóm là tên có liên quan đến những người trong danh bạ mà bạn muốn thêm vào nhóm liên lạc. VD nếu bạn muốn tạo nhóm liên lạc trong cơ quan thì nên đặt tên nhóm là cơ quan hoặc công ty tùy.

Bước 4: Bây giờ bạn cần phải thêm các địa chỉ liên lạc vào nhóm. Bây giờ bạn bấm chọn mục My Contacts phía dưới mục New Contact và nhấp chọn tên nhóm mới vừa được tạo ra ở khung cửa sổ bên trái. Nhấp chuột vào nút dấu cộng, sau đó nhập lần lượt tên những người cần thêm vào danh bạ, rồi chọn đúng tên những người đó trong danh bạ của bạn và bấm nút Add để thêm vào nhóm.

Ngoài ra, bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn địa chỉ liên lạc từ My Contacts và sau đó nhấn vào nút có biểu tượng ba hình tròn để thêm bạn bè của mình vào nhóm hiện có hoặc tạo thêm một nhóm mới.

 Quản lý một nhóm liên lạc

Để thêm các địa chỉ mới vào nhóm hiện có, bạn có thể thực hiện tương tự từ bước 2 cho đến bước 4.
Để thao tác với các nhóm mà bạn đã tạo ra, bạn chỉ cần bấm nút More, trong menu xổ xuống bạn có thể thực hiện hành loạt các tíh năng như đổi tên (Rename group), xóa một nhóm (Delete group), xóa danh bạ (Delete contacts), ghép danh bạ (Merge contact) …Trong trường hợp xóa địa chỉ liên lạc từ nhóm, bạn sẽ cần phải chọn những địa chỉ đầu tiên và sau đó chuyển xuống phía dưới.

Đặc biệt, người dùng còn được cung cấp thêm một tùy chọn rất tiện dụng và hữu ích đó là tính năng Restore contacts. Nếu bạn cảm thấy bạn đã thực hiện một số bước không mong muốn (có thể thêm địa chỉ liên lạc, xóa bỏ các địa chỉ liên lạc trước đó …), bạn có thể dễ dàng khôi phục lại các thao tác và các thiết lập nhóm đến một thời điểm cụ thể, với các thiết lập gồm 10 phút, 1 giờ, 1 ngày, 1 tuần hoặc tùy chọn khoảng thời gian mà bạn muốn.

 Sử dụng một nhóm liên lạc

Để gửi một email đến nhóm, bạn chỉ cần nhập tên nhóm vào khung To, sau đó soạn nội dung email, rồi đính kèm dữ liệu (nếu cần) và bấm nút Send để gửi email đó cho cả nhóm liên lạc của bạn là xong.

Việc tạo và quản lý danh sách liên lạc trong Gmail luôn là một ý tưởng tốt để người dùng có thể tạo ra các nhóm cho những người mà bạn cần liên hệ là một nhóm mà chỉ cần thông qua một email duy nhất. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.